Circus Helsingin tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Circus Helsinki association ry (CH)
Sörnäisten rantatie 22, 00540 Helsinki
rehtori@circushelsinki.fi
toimisto@circushelsinki.fi

Tietosuojavastaava

Tietosuojavastaavana toimii CH:n toiminnanjohtaja.
Tietosuojavastaavan sähköpostiosoite: martina@circushelsinki.fi

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää itseään koskevia henkilötietoja nähtäväkseen, oikeus pyytää tietojen oikaisemista ja oikeus pyytää tietojen siirtämistä toiseen järjestelmään.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista ja käsittelyn rajoittamista sekä vastustaa käsittelyä niiltä osin, kuin lainsäädännön noudattaminen ja tilatun palvelun toimittaminen ja toteuttaminen sen mahdollistaa.

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa tietojen käsittelyyn niiltä osin, kuin tietojen käsittely perustuu suostumukseen.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan ottamalla yhteyttä martina@circushelsinki.fi

Tietojen suojaus

Tietoturva varmistetaan erilaisten teknisten ja organisatoristen menetelmien avulla. Tietoja käsittelevät vain sellaiset työntekijät, joiden työtehtävien suorittamisen kannalta on välttämätöntä käsitellä tietoja. Tietoja käsittelevän henkilökunnan henkilökohtaiset käyttäjätilit ja laitteet on suojattu asianmukaisesti. Tietoja käsitellään huolellisesti, salassapito- ja vaitiolovelvollisuuksia noudattaen.

Henkilötietojen luovutukset, siirrot ja automatisoitu päätöksenteko

Henkilötietoja ei luovuteta eteenpäin ilman rekisteröidyn erillistä suostumusta erikseen kuvattuja poikkeuksia lukuun ottamatta.

Pääsääntöisesti tietoja ei siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle. Mikäli tietoja siirretään sellaiseen EU:n tai ETA:n ulkopuoliseen maahan, jonka henkilötietojen suojan riittävyydestä komissio ei ole antanut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen artiklan 45 mukaista päätöstä eikä kyseessä ole artiklan 49 mukainen erityistapaus, noudatetaan artiklan 46 mukaisia suojatoimenpiteitä.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaisille ainoastaan pakottavan lainsäädännön nojalla.

Henkilötietoja ei käytetä profilointiin tai automatisoituun päätöksentekoon.

Henkilötietoryhmittäin

Kausiopetuksen, leirien, kokeilutuntien ja tiiviskurssien oppilaat: Tietojen käsittelyn peruste, käyttötarkoitus ja säilyttämisaika

Käsiteltävät tiedot kerätään rekisteröidyltä tai rekisteröidyn huoltajalta tai muulta rekisteröidyn edustajalta.

Käsiteltäviä henkilötietoja ovat: Nimi, syntymäaika, yhteystiedot (kotiosoite, sähköposti, puhelinnumero), huoltajan nimi ja puhelinnumero, taiteen perusopetuksen päättötodistukseen sosiaaliturvatunnus, lukukausimaksualennuksen määrittämiseen liittyvät tositteet, tieto oppilaan erityistarpeista opetuksen järjestämiseksi ja intensiiviryhmien osalta matkustamiseen liittyvät tiedot.

Taiteen perusopetuksen järjestämisen osalta joidenkin tietojen, kuten henkilötunnuksen käsittely perustuu lakisääteiseen velvoitteeseen. Muilta osin henkilötietojen käsittely perustuu sopimuksen täytäntöön panemisen edellyttämään tarpeeseen (ostetun/tilatun koulutuksen toteuttaminen) ja/tai rekisteröidyn tai tämän huoltajan suostumukseen.

Henkilötietoja käsitellään koulutuksen tai palvelun toteuttamisen kannalta oleellisiin tarkoituksiin, kuten seuraaviin: laskutus, asiakaspalvelu, tiedottaminen ja yhteydenpito, todistusten laatiminen, oppilaslistojen laatiminen, opintosuoritusten kirjaaminen, oppilaan erityistarpeiden huomioiminen opetuksessa ja lukukausimaksualennuksen määrittäminen.

Henkilötietojen säilytysaikojen määrittämisessä noudatetaan lainsäädäntöä. Lisäksi sovelletaan Kansallisarkiston, Kuntaliiton ja Valtioneuvoston suosituksia henkilötietojen säilytysajoista kunnallisessa/valtionhallinnollisissa toimintaprosesseissa niiltä osin, joilta rekisterinpitäjän toimintojen voidaan katsoa vastaavan esimerkiksi kunnan järjestämää opetustoimintaa. Säilytysajat vaihtelevat tietokategorioittain ja opintokokonaisuuksittain. Taiteen perusopetukseen kuuluvien opintojen osalta tietoja säilytetään pääsääntöisesti 10 vuotta opintojen päättymisestä. Terveydentilaa koskevat tiedot poistetaan, kun niiden käsittelylle ei ole enää tarvetta.

Rekisteröidyn oikeudet: Lakisääteinen velvoite ja sopimus

Oikeus saada informaatiota tietojen käsittelystä
Oikeus pyytää itseään koskevia henkilötietoja nähtäväkseen
Oikeus pyytää tietojen oikaisemista
Oikeus poistaa tiedot (tulla unohdetuksi), kun käsittelyperuste on sopimus
Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä
Oikeus pyytää tietojen siirtämistä toiseen järjestelmään, kun käsittelyperuste on sopimus
Oikeus olla johtumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi

Henkilötietojen toimittaminen on välttämätöntä opetuksen ja muiden tässä selosteessa tarkoitettujen palveluiden järjestämisen kannalta. Mikäli henkilötietoja ei toimiteta, tilattua opetusta tai palvelua ei voida toteuttaa.

Henkilötietojen luovutukset ja siirrot

Matkojen ja ruokailua sisältävän toiminnan yhteydessä rekisteröidystä voidaan luovuttaa välttämättömiä tietoja, kuten nimi ja ruokavaliotiedot sellaisille vastaanottajatahoille, joiden toiminnan kannalta tiedot ovat välttämättömiä.

Tapaturmatapauksissa oppilaasta voidaan luovuttaa CH:n tapaturmavakuutuksen myöntäneelle vakuutusyhtiölle vahinkotapauksen käsittelemisen kannalta välttämättömiä tietoja.

Muut asiakkaat (erillisopetuksen tilaajat, esityskatsojat, esityksen tilaajat): Tietojen käsittelyn peruste, käyttötarkoitus ja säilyttämisaika

Käsiteltävät tiedot kerätään rekisteröidyltä tai rekisteröidyn huoltajalta.

Käsiteltäviä henkilötietoja ovat: Nimi, yritys, yhteystiedot (kotiosoite, sähköposti, puhelinnumero).

Henkilötietojen käsittely perustuu sopimuksen täytäntöön panemisen edellyttämään tarpeeseen (esityksen tai muun tilatun palvelun toteuttaminen).

Asiakkaiden henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin: laskutus, tiedotus, yhteydenpito ja asiakaspalvelu.

Tietoja säilytetään pääsääntöisesti 10 vuoden ajan.

Rekisteröidyn oikeudet: Sopimus

Oikeus saada informaatiota tietojen käsittelystä
Oikeus pyytää itseään koskevia henkilötietoja nähtäväkseen
Oikeus pyytää tietojen oikaisemista
Oikeus poistaa tiedot (tulla unohdetuksi)
Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä
Oikeus pyytää tietojen siirtämistä toiseen järjestelmään
Oikeus olla johtumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi

Jäsenet ja työntekijät: Tietojen käsittelyn peruste, käyttötarkoitus ja säilyttämisaika

Jäsenet

Käsiteltävät tiedot kerätään rekisteröidyltä. Henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteiseen velvoitteeseen sekä suostumukseen. Jäsenien henkilötietoja käsitellään jäsenluettelon ylläpitämiseksi. Tiedot säilytetään niin kauan kuin henkilö on yhdistyksen jäsen.

Käsiteltäviä henkilötietoja ovat: Nimi, kotiosoite, sähköposti, tapahtumien ja kokousten järjestämiseen liittyvät tiedot (ruokavalio).

Työntekijät

Käsiteltävät tiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään. Kurssien mainosteksteissä voidaan hyödyntää esimerkiksi kurssin vetäjän julkista artistikuvausta.

Käsiteltäviä henkilötietoja ovat: Nimi, syntymäaika, yhteystiedot (kotiosoite, sähköposti, puhelinnumero), palkanmaksuun liittyvät tiedot, työterveyteen liittyvät tiedot, rikosrekisteriote, työkokemus, tapahtumien ja kokousten järjestämiseen liittyvät tiedot (ruokavalio).

Joidenkin tietokategorioiden, kuten verotietojen, eläketietojen ja rikostaustaotteen käsittely perustuu lakisääteiseen velvoitteeseen. Henkilötunnusta käsitellään sekä lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi että sopimuksen täytäntöön panemiseksi. Muiden henkilötietojen käsittely perustuu sopimuksen täytäntöön panemisen edellyttämään tarpeeseen (työsuhde).

Työntekijöiden henkilötietoja käsitellään työsuhteen kannalta oleellisiin tarkoituksiin, kuten seuraaviin: palkanmaksu, palkan määrittäminen, työnantajavelvoitteiden täyttäminen, työsopimuksen laatiminen, työterveyshuollon järjestäminen, tiedottaminen ja yhteydenpito.

Työntekijöiden tietoja säilytetään kohtuullisen ajan ottaen huomioon henkilötiedon luonne ja arkaluontoisuus, kuitenkin korkeintaan 10 vuotta. Terveydentilaa koskevat tiedot poistetaan, kun niiden käsittelylle ei ole enää tarvetta. Henkilötietojen säilytysaikojen määrittämisessä noudatetaan lainsäädäntöä.

Rekisteröidyn oikeudet: Lakisääteinen velvoite, sopimus ja suostumus

Oikeus saada informaatiota tietojen käsittelystä
Oikeus pyytää itseään koskevia henkilötietoja nähtäväkseen
Oikeus pyytää tietojen oikaisemista
Oikeus poistaa tiedot (tulla unohdetuksi), kun käsittelyperuste on sopimus tai suostumus, jonka rekisteröity peruuttaa
Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä
Oikeus pyytää tietojen siirtämistä toiseen järjestelmään, kun käsittelyperuste on sopimus tai suostumus
Oikeus olla johtumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi tai nimenomaisella suostumuksella sallia se

Henkilötietojen toimittaminen on työsuhteen muodostamisen ja yhdistyksen jäsenyyden kannalta välttämätöntä. Mikäli henkilötietoja ei toimiteta, työsuhdetta ei voida muodostaa eikä jäsenyyttä hyväksyä.

Henkilötietojen luovutukset ja siirrot

Työterveyshuollon järjestämiseksi työntekijästä luovutetaan tarvittavat tiedot työterveyshuollon järjestävälle yritykselle. Työtapaturmatapauksissa työntekijästä voidaan luovuttaa työpaikan tapaturmavakuutuksen myöntäneelle vakuutusyhtiölle vahinkotapauksen käsittelemisen kannalta välttämättömiä tietoja.

Palkanmaksua varten työntekijästä luovutetaan lain vaatimat tiedot tulorekisteriin, työeläkeyhtiölle, työllisyysrahastolle ja mahdollisille muille tahoille voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Myös Kelalle voidaan luovuttaa tietoja muun muassa sairauspäivärahan hakemista varten.

Avustusten raportoinnin yhteydessä voidaan avustustaholle luovuttaa opettajan nimi, julkinen opettajakuvaus ja tietoa opetuksen palkkamenoista. Muiden tietojen luovutuksesta avustaville tahoille sovitaan erikseen työntekijän kanssa.